Otimização da gestão de estoques e armazenagem: veja as melhores práticas

Realizar uma boa gestão de estoques e armazenagem é crucial para o seu negócio, uma vez que a capacidade de armazenar e movimentar mercadorias no dia a dia é um elemento estratégico. 

Neste artigo, você irá entender melhor sobre o assunto e descobrir as melhores práticas para ter um controle de estoque e armazenagem eficiente.

O que é gestão de estoque e armazenagem?

Em resumo, a gestão de estoque é uma ação estratégica em relação ao controle de tudo que está relacionado à disponibilidade de mercadorias para venda e ao suprimento da linha de produção. 

Além disso, a armazenagem diz respeito às tarefas operacionais realizadas dentro do armazém como recebimento de produtos, separação, posicionamento nas prateleiras e a consolidação dos pedidos. 

Por mais que existam nuances entre os dois conceitos, eles podem ser administrados de forma simultânea, aumentando a produtividade do seu negócio. 

Benefícios de uma boa gestão de estoques e armazenagem 

A logística de estoques e armazenagem é um componente estratégico que traz vantagens como impedimento de desvios, identificação de mercadorias menos vendidas e diminuição dos atrasos de entrega.

Veja, no detalhe, outros benefícios:

• utilização do capital de giro de maneira adequada, evitando gastos desnecessários com o armazenamento de mercadorias; 
• diminuição de atrasos para fornecer componentes e outros materiais; 
• suprimento da demanda a partir da necessidade; 
• redução de desvios de materiais e produtos; 
• menor obsolescência das mercadorias, já que essa gestão possibilita identificar produtos que estão há mais tempo no estoque; 
• adequação às cotas de fornecimento;
• identificação de produtos com poucas vendas, possibilitando traçar estratégias para eles;
• maior visão de como o estoque impacta nos resultados da empresa; 
• desenvolvimento de estratégias para atendimento ao cliente e capital de giro.

As melhores práticas de gestão de estoques e armazenagem

Uma boa gestão de estoques e armazenagem não se baseia apenas em armazenar produtos de forma organizada, mas em adotar práticas contínuas que garantam eficiência operacional, economia de espaço e agilidade. 

Algumas das melhores práticas para garantir uma boa gestão e controle de estoque e armazenagem são:

Mapeamento do seu espaço e itens disponíveis 

Primeiramente, é necessário fazer um mapeamento da área que você tem disponível para o armazenamento dos itens. Isso pode parecer banal, mas é uma tarefa de extrema importância, e inclui o desenho das ruas e prateleiras, tamanho e tipo de cada estante e saídas existentes no armazém. 

Com galpões flexíveis, você pode tornar essa etapa muito mais simples, uma vez que esse tipo de galpão permitem situações como: 

• montagem ágil; 
• alteração do layout;
• projetos personalizados e feitos exclusivamente para o seu negócio;
• grande durabilidade;
• redução ou aumento do espaço a partir da demanda. 

Além disso, é fundamental mapear as mercadorias que fazem parte do seu portfólio, identificando as principais características e exigências de armazenamento. 

Classificação e organização dos produtos

Organize os produtos de acordo com a frequência de movimentação (PEPS — primeiro que entra, primeiro que sai) para otimizar o espaço e facilitar o acesso aos itens de maior demanda.

Já para setores como o alimentício ou farmacêutico, a gestão de lotes e datas de validade (PVPS — primeiro a vencer, primeiro a sair) é crucial para evitar perdas e garantir que produtos com prazos de validade mais próximos sejam vendidos primeiro.

Capacitação e treinamento contínuo da equipe

Ter uma equipe bem treinada e atualizada sobre as melhores práticas de armazenagem e manuseio de produtos faz toda a diferença na manutenção da qualidade e organização do estoque.

Com um bom treinamento, você garante um fluxo de trabalho mais tranquilo e evita prejuízos e retrabalhos.

Manutenção preventiva

Por fim, realizar a manutenção periódica dos equipamentos e instalações de armazenagem assegura que os sistemas e o ambiente de estocagem funcionem de maneira eficiente, evitando falhas operacionais e prejuízos inesperados.

5 pilares da gestão de estoques e armazenagem

Para uma armazenagem estratégica, é necessário seguir alguns pilares fundamentais que sustentam toda a operação. São eles:

1. visibilidade em tempo real: a transparência e a visibilidade das movimentações do estoque são essenciais. Com sistemas integrados, é possível monitorar o fluxo de mercadorias, de forma a planejar melhor as compras e evitar excessos ou faltas;
2. precisão no controle de inventário: um controle preciso e contínuo de cada item no estoque permite identificar rapidamente quando os níveis de produtos estão baixos, facilitando a reposição antes que o estoque acabe;
3. eficiência operacional: a eficiência no processamento de pedidos, na separação de produtos e na movimentação dentro do armazém reduz os tempos de espera e melhora a experiência do cliente. Isso é possível com layouts bem planejados e tecnologias de automação;
4. segurança e conformidade: garantir que todas as normas de segurança sejam cumpridas, como prevenção de incêndios, controle de temperatura (quando necessário) e vigilância, contribui para a integridade tanto dos produtos quanto dos colaboradores. A segurança é um pilar crítico da Tópico, que se destaca por garantir ambientes de armazenagem seguros;
5. flexibilidade e escalabilidade: o estoque deve ser capaz de se adaptar à demanda do mercado, o que exige soluções flexíveis e modulares para acomodar o crescimento da empresa, especialmente em regiões com forte atividade industrial, como o sul do Brasil.

Quais são os erros mais comuns na gestão de estoque e armazenagem?

Entender também quais são as principais falhas que ocorrem nesses processos é importante para evitá-las antes que suas consequências sejam significativas para o seu negócio. 

Os erros mais comuns na gestão de estoque e armazenagem são: 

• má disposição dos itens: dificulta o acesso a determinados produtos e aumenta o tempo de deslocamento. Dessa forma, o ideal é que itens difíceis de serem locomovidos fiquem próximos ao ponto de entrada, assim como os de maior procura; 
• desequilíbrio na quantidade de materiais armazenados: os itens com maior saída possuem maior demanda de reposição, enquanto os com menor saída são repostos quando há necessidade. Dessa forma, o mapeamento e disposição desses itens também é bastante importante;
• falta de atenção no produto: é importante conhecer os atributos dos itens para armazená-los da maneira correta. Na armazenagem de alimentos, por exemplo, esse detalhe é crucial para que os produtos não estraguem; 
• gerenciamento manual dos processos: hoje já existem diferentes softwares específicos para a área de logística, promovendo um controle mais preciso e automatizado.

Leia também: Os desafios logísticos envolvidos no processo de armazenagem

Uma gestão de estoques e armazenagem eficiente não só otimiza processos e reduz custos, mas também garante agilidade, segurança e qualidade no atendimento ao cliente. Ao adotar as melhores práticas e pilares certos, sua empresa pode alcançar uma operação logística mais eficiente e estratégica.

Pronto para otimizar sua gestão de estoques e armazenagem? Então confira também alguns fatores que podem determinar o sucesso da sua armazenagem e descubra como melhorar ainda mais a sua operação logística!